Руководить компанией, крупным филиалом или отделом – задача весьма непростая. Но если правильно расставить приоритеты, справиться с ней будет намного проще. Как это делать, рассказываем в сегодняшней статье!
Внедряя в компании те или иные принципы управления, вы обеспечиваете менеджмент на основе разделяемых сотрудниками и руководителем ценностей и приоритетов. И тут не обойтись без расстановки приоритетов, ведь без этого гарантирован, как минимум, хаос.
Эффективная расстановка приоритетов может изменить порочный порядок, когда на второстепенные дела тратится основное время, а на действительно важные отводится минимум. Если грамотно расставлять приоритеты в работе и управлении, можно не только минимизировать нерациональное расходование человеческих, финансовых и временных ресурсов, но и значительно увеличить КПД компании, повысить ее производительность и улучшить репутацию.
Расстановка приоритетов повышает уровень обязательности компании – тогда точно можно быть уверенным, что сроки не сорвутся, и любая задача будет выполнена вовремя. Это всегда благотворно сказывается на имидже предприятия, поэтому работа с приоритетами важна еще и как репутационная составляющая управления. Приоритеты открывают возможности и ведут к скорейшему достижению базовых целей.
На какие принципы следует ориентироваться при расстановке первоочередности и важности приоритетов:
1. Нужно составить список всех целей, задач и ценностей, причем и в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе.
2. Выбрать те приоритеты, что по-настоящему важны в глобальном плане для будущего развития компании, ее поступательной эволюции. Например, завоевание рынка соседнего региона, другого государства или даже выход на континент.
3. Выделить дела и приоритеты по срокам и планировать последующие действия в зависимости от времени реализации. Ограничивать сроки необходимо, чтобы не откладывать в «долгий ящик» важные задачи лишь потому, что они не имеют привязки к точной дате или периоду.
4. Избегать конкурирующих приоритетов, сконцентрировать на одном важном. Ведь совмещение таких задач может снизить производительность и отодвинуть достижение результата на более отдаленный срок. Это поможет выявить отвлекающие факторы – те, которые мешают выполнять запланированное дело.
5. Принимать во внимание ресурсы, требующие на достижение время, силы, финансы, технологии, знания, информацию и пр. Чтобы не расходовать их чрезмерно, выбираем те приоритеты, которые на данный период времени самые значимые.
6. Периодически проводить критический анализ, чтобы оценить сделанное и оставшийся список задач.
Правильная расстановка приоритетов при управлении компанией или отделами призвана еще и снять разногласия и недопонимание. Очень часто они возникают, если подразделения не могут оценить важность задач и договориться о последовательности, порядке работы. Отдел маркетинга хочет одного, юристы предполагают совсем другое, а отдел продаж вообще действует самостоятельно, не согласовывая задачи. Тогда работа в целом дает сбой, снижается эффективность бизнеса.
Методики для правильной расстановки приоритетов в управлении
Матрица Эйзенхауэра
Ее придумал и внедрил в обиход американский президент Дуайт Эйзенхауэр, ведь в политике и управлении страной очень важно правильно расставить приоритеты. Президент ежедневно сталкивается с огромным количеством дел, обязанностей, задач, но что в них главное для управления, а что второстепенное? Этот вопрос и решил Эйзенхауэр, предложив особую матрицу для сортировки задач в зависимости от их важности и срочности. Она включает 4 типа задач:
Применяя матрицу Эйзенхауэра в управлении разными отделами и всей компанией, следует учитывать, что определенные задачи имеют конкретику и руководитель того или иного отдела их хорошо знает (к примеру, к концу года приоритетом выступает повышение продаж до докризисного уровня и пр.). Плюс отделы могут направлять друг другу определенные задачи. Но в любом случае расставлять приоритеты имеет право лишь руководящий состав – отделов, филиалов и головной компании.
А что касается рядовых работников, то они не могут менять и определять приоритеты. Поэтому руководитель должен мыслить стратегически, в перспективе. И приоритет должен ответить на вопрос, какую стратегическую выгоду компания получает от его внедрения. В спорных случаях (между руководителями отделов, подразделений) окончательное решение принимает генеральный директор.
Метод «Съешь лягушку»
Он обыгрывает слова Марка Твена о том, что если с утра съесть лягушку, то остаток дня будет очень хорошим, ведь самое страшное уже позади. Вот и метод предполагает, что важнейшие приоритеты, их исполнение и реализация, однозначно принимаются за первостепенные. Именно на них бросается основной ресурс компании, причем в первую очередь.
Метод АБВГД
Каждому приоритету здесь присваивается своя буква, и работа идет по этому списку, где А – наиболее важный приоритет в управлении. Если разделить все задачи по списку, то может оказаться, что никакой перегруженности и нет на самом деле, а приоритеты под буквами «Д, Г» таковыми вообще не признаются и никакой ценности не представляют.
Метод «Деление на куски»
При таком подходе каждому приоритету уделяется определенное время на воплощение и внедрение. И необходимо сконцентрироваться именно на нем в этот промежуток, не отвлекаясь ни на что другое.
Критерии расстановки приоритетов в управлении:
Если возникают сложности в расстановке приоритетов, то как раз эти критерии здорово помогут, ведь оценить возможный вред и пользу проще, особенно для молодых руководителей.
Заключение
Подводя итоги, можно сказать, что плохо управляемый проект или компания обречены. И нередко причиной провала становится неправильная расстановка приоритетов, даже если управление качественное, ведь его одного может быть недостаточно для успеха. Таким образом, грамотное и рациональное управление обязательно предполагает расстановку приоритетов, что обеспечивает не только жизнеспособность бизнеса, но его эволюцию и ускоренный рост.
Заказать звонок