Тайм-менеджмент как искусство планировать время, быть эффективнее и все успевать

Не хватает 24 часов в сутки? Начинаете несколько дел одновременно, но не доводите их до конца? Прокрастинация – ваш настоящий «бич», не позволяющий правильно организовать режим? Тогда сегодняшняя статья для вас! Из нее вы узнаете, как правильно планировать время, чтобы все успевать и быть эффективнее!

Если хронический дефицит времени – это про вас, то тайм-менеджмент – то искусство, которое стоит начинать осваивать прямо сейчас. Управление временем – настоящее спасение, которое поможет правильно распределять часы в сутках и успевать делать все дела, как рабочие и офисные, так и личные, и семейные.

Тайм-менеджмент как искусство планировать время, быть эффективнее и все успевать

Время (пока человечество не изобрело машину времени) – ресурс не возобновляемый, и оттого самый ценный. Сколько сожалений, сколько угрызений потом из-за неправильно спланированного дня – но сделать уже ничего нельзя. Зато с тайм-менеджментом в подобном расточительстве своих временных ресурсов вы себя точно не сможете упрекнуть. Ведь каждая минута будет использована с пользой (для себя, семьи, работы, друзей, самосовершенствования, отдыха и пр.). Так что тайм-менеджмент – это не просто планирование и организация, это оптимальный баланс «жизнь-работа» и залог счастливого, наполненного бытия!

Что дает умение планировать время

Тайм-менеджмент – эффективный (доказано на практике!) инструмент для учета, распределения и планирования своего времени. Его стоит изучить и внедрить в свой обиход, чтобы:

Основная идея тайм-менеджмента – скрупулезное и внимательное планирование с четкой фиксацией дел, независимо от их сложности и важности (встречу с акционерами или «пятиминутку» с сотрудниками мы планируем точно так же, как стрижку или поход в магазин).

Какие принципы доминируют в тайм-менеджменте

Составление списков дел

Списки – наше все! Метод фиксации роли не играет – как вам удобно. Кто-то пишет в заметках телефона, кто-то использует специальные приложения (Siri Shortcuts, Pocket, Kiwake App, RescueTime и прочие), а многие люди по привычке прибегают к старому доброму блокноту, ежедневнику и ручке. Последний способ особенно хорош, несмотря на кажущуюся старомодность. И его плюс в том, что он банально улучшает память: мозг гораздо лучше запоминает информацию, когда вы пишете что-то от руки.

Оптимально, если запланированное дело будет указано не просто в виде пункта в списке, а с временным промежутком, в течение которого оно будет осуществляться.

Например:

Каждый вечер заполняйте перечень дел на завтра, а в конце недели – на будущую. Удобно и наглядно в каждом пункте указывать еще и общую задачу (если на вторник у вас «миссия» – написать статью или представить прототип, напишите, для какой более глобальной цели это служит – пополнить портфолио, получить нового клиента и т. д.).

Расстановка приоритетов

Определите самое главное дело и направьте на него максимум ресурсов, пусть даже решение задачи может потребовать больше времени, или к ней придется возвращаться еще в течение дня. Конечно, про менее важные дела тоже нельзя забывать – непременно оставьте время для прочих задач и целей.

Очень часто важнейшее дело не только срочное, но еще и не слишком приятное (к примеру, надо договариваться с кредиторами, увольнять сотрудников или объявлять о каких-то ограничениях ввиду временных сложностей). «Оттягивать» момент нет смысла, хотя это мы и стремимся сделать, «убивая» время на ерунду. Следует взять за правило — делать главное дело первым (это как в школе – первой делать физику, математику или другой сложный предмет). При таком подходе основной груз сразу «спадает с плеч», а остальные дела пойдут точно быстро и скоро.

«Матрица Эйзенхауэра» (если интересно подробнее, дайте знать, и мы сделаем на эту темы отдельную статью) как раз призвана помочь анализировать список дел по важности и срочности. Где дела «Важные и срочные» первые требуют внимания, в то время как неважные и несрочные можно вообще поручить кому-то другому.

Разделение больших задач на маленькие

Сложное дело становится гораздо более простым, если разделить его на несколько небольших задач. Четко и последовательно реализуйте каждую – и трудностей не возникнет. Помните притчу про вязанку прутьев, которую нужно было сломать? Целиком не получалось. Но зато разделив вязанку на прутики, удалось переломать каждый в отдельности. С делами всё обстоит точно так же!

Концентрация на работе и делах

Заведите за строгое правило определенное время уделять делам и работе и не отвлекаться ни на что. Отставьте в сторону соцсети, звонки, мессенджеры и переписку, проверку почты. Пусть сотрудники и коллеги не беспокоят, равно как и родные. Это время станет самым плодотворным, и вы точно успеете решить массу вопросов.

Тайм-менеджмент как искусство планировать время, быть эффективнее и все успевать

Постановка точных и конкретных целей в планировании

НЕ поднять продажи, а увеличить чек на 15 %. Не привлечь клиентов, а четко определить ЦА. Не продавать больше товара, а на 20 % расширить линейку в ритейле и пр. То есть, в планировании конкретизируйте цели и выстраивайте вектор действий, ориентируясь на них.

Пирамида Франклина на страже умелого планирования

В глобальном смысле определиться с целями и задачами поможет «Пирамида Франклина», где вы начинаете от основных жизненных ценностей и заканчиваете ежедневными (недельными) планами. Она включает в себя несколько пунктов:

1. Грамотное распределение времени. Для каких-то мелких дел запасайте меньше времени, ставьте ранние сроки, чтобы «подстегивать» себя и свою команду. Но для важных дел оставляйте время даже на форс-мажор, чтобы исполнить свои обязательства на 100 %.

2. Всегда приберегайте время на личные нужды, отдых, хобби и развлечения, не пренебрегайте семьей, друзьями и близкими. Не стоит работать как загнанная лошадь. В итоге пользы это не принесет, но лишит физических и моральных сил. И никогда не забывайте – «загнанных лошадей пристреливают».

3. Делегирование полномочий. Не нужно разрываться, пытаясь решить все дела, даже если вы думаете, что вас не превзойти в эффективности. Делегируйте полномочия своим подчиненным. Точно так же не возбраняется это делать в личных нуждах – и здесь часть задач можно поручить детям, супругу/супруге, чтобы освободить время для более важных дел.

4. Отказ от мультизадачности. Мифы о многозадачности Гая Юлия Цезаря лучше оставить истории, а в реальных делах разумно концентрироваться на чем-то одном. Иначе мозгу трудно постоянно переключаться, держать темп работы, плюс решение нескольких дел одновременно отнимает массу сил.

5. Перфекционизм – не значит лучше. Стремление к идеалу может иногда сыграть злую шутку, и тогда в стремлении добиться совершенства можно сорвать запланированные сроки и нарушить порядок, обеспечивающий размеренный темп жизни и работы.

Какие привычки и качества мешают правильному тайм-менеджменту:

Суетливость и постоянную «занятость» точно не стоит принимать за грамотное планирование времени и дел, если особых результатов «занятости» не видно. Скорее наоборот, тайм-менеджмент освобождает дополнительное время, которое можно потратить с большой пользой.

Человек, управляющий своим временем – не гений, но у него уйма преимуществ, потому что он:

Современные реалии таковы, что без хорошего планирования сделать карьеру невозможно. Тайм-менеджмент – это непременный атрибут успешного человека. Чтобы повысить свою производительность, нужно «отделить зерна от плевел», понять, на что и когда вы бессмысленно тратите свое время. И вы сразу заметите, насколько продуктивнее работается, как легко и просто появляется время на общение с друзьями или отдых, есть минутка, наконец, почитать новую книгу или записаться на курсы английского.

Не дают покоя лавры Бенджамина Франклина, Бернара Арно или Сергея Брина? Просто грамотно, с умом и толком планируйте свое время, и тогда вы станете на шаг ближе к тем, кто добился в этой жизни очень многого! А если хотите еще уверенней идти к своим целям, подписывайтесь на наш канал. Мы снабдим вас такой базой знаний, что вы обретете не только теоретическую базу для грамотного планирования времени и распоряжения другими ресурсами, но и уверенность в себе.

Ставьте лайки, если статья понравилась и была полезной. А в комментариях напишите, пожалуйста – а вам на все хватает времени? Вы его планируете или действуете хаотично?