Основная часть современного бизнеса – проектоориентирована. И на то есть свои основания. Компании желают выделиться на рынке, создать уникальный продукт, достичь особых результатов. А проекты как раз и становятся отражением стратегических целей предприятия. В этой статье рассказываем, как правильно управлять проектами, чтобы это отнимало меньше времени, а эффективность была выше!
Можно сказать, что проект — это процесс (или мероприятие) с обозначенными сроками, цель которого — получить некие инновационные результаты или улучшить деятельность компании. И если проект – это мероприятие, то управление проектами (Project Management) – это деятельность по его претворению в жизнь.
В чем залог успеха, и стоит ли, вообще, заниматься проектами
Все процессы, которые согласованы, равно как и ресурсы, инструменты и исполнители, позволяют быстрее и проще реализовывать проекты. В этом случае поставленные цели не только гарантировано достигаются, но даже превосходят ожидания. Соответствие цели – обязательное условие, иначе мероприятие можно назвать провальным.
Управление проектами перекликается с глобальными целями деятельности компании, которые как раз и получают свое воплощение в них. Это не ежедневные дела или задачи (повседневная рутина повторяется изо дня в день), а особая цель. Проект заканчивается и начинается новый, а обычная работа так и идет дальше по намеченному плану.
Проектный менеджмент помогает оперативно и продуктивно достигать поставленных целей. У проектов есть еще один весомый бонус – сформировавшиеся в процессе его реализации схемы распределения и ресурсы могут использоваться для других целей, но тоже во благо компании.
Управление проектами – это целый комплекс продуманных и последовательных действий:
Этапы проектирования и вся важность грамотного планирования
Все вышеперечисленные действия вписываются в стадии – от инициации и планирования до исполнения и контроля. Обязательное условие любого управления планами – скрупулезная организация процесса реализации до самого завершения. Причем стадия планирования должна занимает порядка 50 % воплощения в жизнь.
Подробный план, учитывающий любые нюансы, расписанный по этапам, со списком задач и графиком работ (дедлайны и сроки) – это, как минимум, и есть половина успеха. Кстати, из-за неправильно оцененного на выполнение заданий времени очень часто и случаются проектные ошибки, приводящие к срыву графика. Поэтому срок на процесс планирования нужно отводить достаточный.
И еще важный момент: проектный план можно и даже нужно корректировать по ходу событий, если обстоятельства изменились. Гибкость мышления, способность объективно оценивать ситуацию в этом случае очень пригодятся.
Формулировка цели – начало проекта, когда в письменном виде фиксируются ответы на базовые вопросы:
1. Каковы сроки достижения цели?
2. Какие ресурсы и условия работы имеются для достижения (бюджет, люди, технологии, инновации)?
3. Как измеряется достижение цели – ее показатели?
4. Как распределены ответственность и обязанности?
5. Есть ли согласие инвестора, клиента с проектом? Это факультативное условие.
По мере исполнения графика руководитель должен осуществлять контроль тех или иных задач, по необходимости вносить исправления, и тогда работа будет планомерно двигается дальше. При исполнении стоит взять на вооружение все те методики и приемы, которые облегчают и оптимизируют рабочие процессы (делегирование, тайм-менеджмент, управление персоналом, самоменеджмент, расстановка приоритетов и пр.).
Для того чтобы процесс управления проектами осуществлялся продуктивно и прозрачно, стоит прибегнуть к различным полезным сервисам и приложениям (Битрикс24, Trello, Confluence, Worksection, Wrike, Microsoft Project, Jira, Basecamp).
В чем польза специализированного ПО и приложений:
Какие преимущества дает управление проектами:
1. Четкость, обоснованность, распределение ролей и ресурсов – никакой путаницы и недоразумений по срокам, кратко- и среднесрочным задачам и другим факторам.
2. Управление бюджетов. Перерасход средств – настоящий «бич» компаний в процессе реализации поставленных целей и задач. Но эффективное управление позволяет еще на стадии планирования составить максимально реалистичный бюджет.
3. Понятные ожидания. Что от кого ждать, кто за что отвечает – всё это включает хорошо управляемый проект. Четкие роли и обязанности настраивают команду на достижение цели и распределяют ответственность.
Методики управления проектами
1. Каскадная – когда проект разбивается на этапы, не пересекающиеся друг с другом по времени. Один закончили – приступили ко второму этапу.
2. Гибкая (Agile) – проекты разделяются на части. После выполнения каждой команда оценивает проделанную работу и корректирует по необходимости остальные части. Проект можно подстроить под любые условия и процессы в компании. Его преимущества – гибкость и адаптивность.
3. Бережливое управление, при котором расходная часть сводится к минимуму. Уменьшение материальных потерь = сокращению расходов = увеличению прибыли.
4. Классическая, со стандартными 5-ю этапами (инициирование, планирование, разработка, реализация и тестирование, мониторинг и завершение).
5. P2M ориентирована не на процессы или продукт, а на улучшение организации после осуществления проектов. Полученный в результате выполнения проектов опыт используется для развития компании.
Что дает управление проектами (в денежном и временном эквиваленте)
Управление (по актуальным данным) способно сэкономить до 20 % средств и порядка 30 % временных ресурсов. Это сбалансированный и утилитарный инструмент, который повышает процент успеха. Единообразных и стандартных проектов нет, это всегда индивидуализированный продукт под запросы и нужды конкретной компании. Но в то же время, самые удачные методики и принципы давно взяты на вооружение и используются в управлении проектами повсеместно.
Возможно, ваша компания не планирует высадить человека на Марс или превратить Сахару в цветущий сад (хотя и такие проекты имеют место быть), однако грамотное управление проектами точно даст серьезный толчок к развитию и совершенствованию бизнеса!
Ставьте лайки, если статья была полезная, а в комментариях высказывайте свое мнение – удалось ли нам пролить свет на такой непростой вопрос как управление проектами?
PS. Если нужна помощь, обращайтесь, «Ритейл Навигатор» готов обсудить ваши маркетинговые проблемы (ссылка в описании канала).
2022-06-28
Поделиться
Заказать звонок