– практические подсказки от эксперта «Ритейл Навигатор»
Перекладывать дела и обязанности на плечи подчиненных – настоящее искусство, владение которым дает массу преимуществ. И у него есть свои законы и правила. Об этом расскажем в сегодняшней статье и научим, как делегировать правильно, чтобы конфликтов в коллективе не возникало!
Что такое эффективный менеджер? Это не тот человек, который считает себя незаменимым, и берет на себя максимальное количество обязанностей, поскольку полагает, что никто лучше него это не сделает. Продуктивный руководитель, наоборот, правильно распределяет зоны ответственности и обязанности, умело делегируя задачи и поручения своим подчиненным.
Делегирование – это не просто поручение
Делегирование – это не про передачу задач. Это про взятие на себя ответственности за результат, выбор оптимальных сотрудников для конкретного задания, контроль выполнения и, обязательно, обратная связь во время работы. Словом, делегирование включает в себя массу факторов, которыми умелый руководитель искусно «жонглирует», повышая в итоге качество общей работы и продуктивность компании.
Плюс делегирование — это еще и мощный стимул для развития и мотивации сотрудников. Руководителю необходимо правильно оценить, кому следует поручить те или иные задачи. И делать это так, чтобы сотрудник не просто справился с ними на отлично, но сделал это с энтузиазмом и желанием работать для своего и общего блага.
База для делегирования (незаменимые компоненты)
Грамотное делегирование базируется на стратегическом мышлении, тайм-менеджменте, эмоциональном интеллекте, умении расставлять приоритеты. Руководитель определяет, какие задачи на данный момент важнейшие и первостепенные по срочности, а какие не столь для него важны, и их можно поручить компетентному сотруднику. Ведь ТОП-менеджер ежедневно сталкивается с огромным количеством задач, дел, обязанностей. Что из них имеет приоритет, а что следует делегировать другим, дабы увеличить свою эффективность и эффективность сотрудника, который и будет их выполнять.
При этом не стоит забывать, что перекладывание на плечи подчиненных всех обязанностей и задач совершенно не равно делегированию. Более того, неумелые руководители еще и ответственность пытаются переложить за свои решения и поручения, что в корне неверно. Это нарушает «расстановку сил» и сильно снижает мотивацию работника.
Какие условия необходимо соблюдать при делегировании:
Делегирование – баланс между контролем и самоустранением
В делегировании важен, прежде всего, баланс: контроль не должен перерасти в микроменеджмент (когда руководство чрезмерно и постоянно контролирует сотрудников, совершенно не давая самостоятельности, фактически надзирая за каждым действием). В таком случае руководитель проявляет собственную неуверенность – это страх потерять контроль над ситуацией.
Действительно, сделать хорошую презентацию для клиента или разработать рекламную кампанию вы можете быстрее подчиненных. Но насколько целесообразно это будет в глобальном смысле? Ведь время на составление презентации можно посвятить проектам, важным для будущего компании, развития бизнеса и планирования стратегических направлений. И в то же время полностью самоустраниться от поручения тоже нельзя – работник не почувствует, что у него есть ваша поддержка, и подумает, что вся ответственность «падает» на него.
Признаки, говорящие о том, что вам необходимо делегировать задачи, работу, полномочия
В первую очередь, чрезмерно загруженное расписание, в котором нет и свободной минутки. Когда руководитель постоянно остается на работе сверх рабочего времени, он делает все сам и контролирует каждый шаг подчиненных, он считает, что его сотрудники недостаточно квалифицированы и нужно их перепроверять – это верный признак того, что ему пора пересмотреть тайм-менеджмент и делегировать обязанности.
И здесь кроется очевидный парадокс – руководитель жалуется, что ему не хватает времени на делегирование (найти сотрудника, объяснить задачу и пр.), но в то же время именно делегирование освобождает время. Главное, осознать этот факт, вовремя остановиться и пересмотреть свой подход к работе и распределению обязанностей.
Какие вопросы следует задать себе, чтобы осознать необходимость делегирования:
1. Вы сомневаетесь в том, что можете найти компетентных людей, которым могли бы поручить работу?
2. Вы педант?
3. Тратите слишком много времени на второстепенные дела – почту, звонки?
4. Работаете больше своих подчиненных и коллег?
5. Вы неохотно поручаете другим задания?
Положительный ответ на несколько вопросов уже означает, что у вас есть проблемы с делегированием.
Грамотный рекрутинг и найм персонала – еще один шаг к правильному делегированию
Ищите, нанимайте хороших специалистов с нужными знаниями и умениями, и тогда не придется заниматься всякими второстепенными задачами. Не экономьте на обучении, развитии и совершенствовании сотрудников – вы сможете давать им больше поручений, и у вас освободится время на действительно знаковые и перспективные проекты. Делегируйте те задачи, которые мешают развивать бизнес, не требуют больших затрат, но при этом отнимают много времени.
6 важных моментов для делегирования (с ними перепоручать дела будет проще):
1. Выбор правильных исполнителей, а также наличие у них необходимых ресурсов для выполнения. Сопоставьте их навыки, умения, квалификацию с поручением. Но помните – обременение работника задачей, которая выходит за рамки его компетенции и подготовки, никакого толка не даст. Стажер не сможет провести важные переговоры с клиентом, а продажник – защищать интересы предприятия при общении с государственными органами.
2. Справедливость при распределении полномочий. Равномерно наделяйте полномочиями всех членов команды, чтобы они чувствовали себя на равных. Мотивируйте и поощряйте. Не возлагайте постоянно на одних и тех же сотрудников (пусть даже самых надежных и проверенных) все делегируемые задачи, чтобы их не обвиняли в преимуществах и «звездности». Также определите «слабые звенья» в коллективе и подумайте, целесообразнее их обучить либо заменить на более толковых специалистов.
3. Развитие культуры доверия. Делегирование равно доверию по отношению к коллегам и подчиненным, от которых зависит качество продукта и, как следствие, репутация и доходы. На уровне доверия могут негативно сказаться даже манеры руководителя, его поведение и небрежные комментарии. Поэтому внимательно подбирайте формулировки при постановке задач и оценке работы.
4. Устранение препятствий для исполнения и решение проблем сотрудников. Что может помешать подчиненным с энтузиазмом взяться за поручение? Боязнь провала, страх стать «козлом отпущения» в случае неудачи, неуверенность в собственных силах, нехватка времени и ресурсов, негативная реакция остальных членов команды. Для решения вопроса будьте открытым в общении, выслушайте подчиненного, вселите в него уверенность, облегчите мелкие проблемы.
5. Четкая формулировка желаемого результата. Укажите то, что вам нужно получить, озвучьте главные шаги или вехи процесса, но непосредственно процесс выполнения оставьте на усмотрение сотрудника – так вы признаете его автономию и покажете, что доверяете ему и не сомневаетесь в его способностях.
6. Привязка делегированного задания к миссии и целям компании. Исполнитель должен видеть в этом не вашу личную заинтересованность, а служение широкой миссии. Это дает возможность чувствовать свою сопричастность и ценность работы. При таком подходе сотрудники более мотивированы, вовлечены, что, конечно, повышает их производительность.
Делегируя задание, четко обозначьте свое окончательное решение и сообщите о нем сотруднику. Если речь идет об одной из задач проекта, над которым трудится вся команда, то передавать полномочия лучше в присутствии всех участников.
После делегирования не забывайте поддерживать обратную связь и осуществлять ненавязчивый контроль. Прежде всего, покажите коллегам, что вы открыты к общению. Это касается и ситуации, когда сотрудники видят в каком-то конкретном проекте перспективы для собственного развития и роста. Если они хотят этим заниматься, то пусть смело заявляют об этом и просят доступ. Ваша задача – показать, что это возможно.
Заключение
Приводя к единому знаменателю все вышесказанное, можно с уверенностью сказать, что если руководитель не применяет делегирование – до хорошего, продуктивного менеджера ему есть над чем работать. Надо учиться делать работу другими руками, и тогда производительность компании, а также ваша эффективность как руководителя только возрастет.
Ставьте лайки, если уверены, что без делегирования руководитель не может трудиться плодотворно. А в комментариях напишите, пожалуйста, что, кому и как вы уже пытались перепоручать, что из этого выходило?
PS. Подпишитесь, пожалуйста, на наш канал, если имеете отношение к бизнесу, занимаете должность руководителя или ТОП-менеджера. Мы регулярно делаем подборку актуальной теоретической и практической информации, с которой вести бизнес вам будет проще и приятнее!
Эксперт: Шпырева Варвара