Корпоративный тайм-менеджмент и особенности его выстраивания

Когда коллектив работает вразнобой, постоянно срывает дедлайны, сотрудники после окончания трудового дня остаются доделывать свою работу – значит, ни о каком грамотном планировании рабочего времени и речи не идет. И это первый сигнал о том, что пора основательно браться за выстраивание корпоративного тайм-менеджмента. Что это, и как всё сделать правильно, рассказываем в сегодняшней статье!

Корпоративный тайм-менеджмент и его польза для компании

Как эффективно и плодотворно тайм-менеджмент работает для личного планирования, так еще большую пользу он приносит предприятиям и компаниям. Корпоративный тайм-менеджмент захватывает линейный персонал и ТОП-менеджеров, особенно в компаниях, где работают десятки и сотни сотрудников. И с этой технологией обязательно нужно подружиться, если ваша цель – поступательное движение компании вперед, а не бег на месте. Как это сделать?

Относитесь к временным ресурсам и затратам так же, как к денежным – контролируйте их, координируйте, анализируйте, оптимизируйте. Компании нужны четкие и конкретные правила управления временем для руководства и сотрудников, и тогда вся работа будет налажена и рационализирована. Личная эффективность каждого сотрудника при этом станет выше, ведь она зависит от того, как выстроены нормы управлением временем на предприятии, что определяет эффективность фирмы в целом.

Корпоративный тайм-менеджмент и особенности его выстраивания

Тайм-менеджмент – не просто рациональное время, но здоровье, благополучие и снижение стресса для персонала и менеджеров всех уровней

Тайм-менеджмент – это не только про улучшение рабочих показателей. Он напрямую влияет еще и на качество жизни и руководства, и секретариата, и сотрудников. Если эту технологию правильно внедрить, снижается уровень стресса и тревожности, решается проблема выгорания на работе, перегруженности и чрезмерной занятости, не мучает постоянный вопрос выполнения работы в срок.

То есть, управление корпоративным временем самым благоприятным образом сказывается на здоровье и благополучии каждого члена команды. Сколько раз у вас бывало, что несвоевременная сдача заказа или забытое поручение наносили серьезный финансовый урон и сильно били по репутации? Корпоративное управление временем поможет решить эту проблему раз и навсегда, т. к. оно выступает своеобразной страховкой от подобных неурядиц.

Корпоративный тайм-менеджмент и особенности его выстраивания

Главные «заповеди» корпоративного тайм-менеджмента

Наглядность информации

Зафиксированные (на бумаге, в приложении, заметках) мысли, задачи, намерения, планы позволяют намного проще контролировать все рабочие процессы. Наглядность и обозримость задачи избавляет от неорганизованности. Оптимально, когда информация сохраняется на цифровых носителях – это облегчает и ускоряет ее поиск, плюс не возникает лишних беспокойств, что уволившийся сотрудник заберет блокнот с ценными контактами и планированием на месяц. Многие компании используют исключительно календари типа Outlook, Lotus Notes и их аналоги. Даже приглашения на встречи, планерки, совещания осуществляются через Outlook, не прибегая к помощи телефонов и электронной почты.

Стандарты ведения корпоративных календарей, которые разумно ввести в обиход

Выбрать единое решение для предприятия, всех уровней персонала (как вариант, вышеупомянутый Outlook) и вне его ничего не планировать.

Различные записи в календарях доступны коллегам, которые могут напрямую все видеть, редактировать, назначать встречи. Исключение составляют встречи, планы и задания, помеченные как частные в соответствии с корпоративной политикой и этикой.

Календари ведутся в едином стиле, с едиными стандартами заполнения (можно выбрать даже цветовую разметку, шрифт, вложения, ключевые слова и т. д.). Этот же принцип касается и внутреннего общения – оно тоже стандартизируется. Сотрудники общаются между собой на общепринятом в компании языке (может быть утвержден словарь, со специализированными конструкциями и оборотами, чтобы информация трактовалась однозначно).

Определяются общие принципы планирования дня (резервирование времени, критерии первостепенности встреч и дел, дедлайн, перенос встреч).

Измеримость результатов, времени, продуктивности

Это позволяет оценить реальные временные затраты на то или иное дело, а сотрудники ориентируют на факты и четкие цифры, а не на туманные предположения и желания. Такая методика дает возможность понять, сколько времени тратится отделом и каждым сотрудником на решение самых главных задач и второстепенных, что можно и нужно делегировать, какие работники какие задачи выполняют с наибольшей отдачей.

Организованность, системность, скоординированность

Если все процессы систематизированы и скоординированы, то результаты не заставят себя ждать. При системном подходе весь коллектив работает слаженно и упорядоченно, что повышает не только эффективность каждого сотрудника, но и отдела, компании в целом.

Простота, гибкость, оперативность планирования

Не стоит воспринимать план как жесткий регламент, где нельзя нарушить ни единой буквы или потратить лишней секунды. Это всего лишь инструмент увеличения КПД компании, ведь условия деятельности могут резко меняться, и необходимо быстро под них подстраиваться даже с имеющимся планированием.

Четкость постановки целей и задач

Нужно ставить измеримые и конкретные цели и задачи (чтобы они были понятны сотрудникам), выполнение которых периодически проверяется – насколько результат соответствует запланированному. Важно, чтобы каждый шаг был направлен на его достижение.

Расстановка приоритетов

Определите, что имеет первостепенное значение. Отделить срочное от важного и неважного поможет матрица Эйхенхауэра, а оценить работу по истинному приоритету – метод Айви Ли (дайте знать, если вам нужна развернутая информация по этим моментам, и мы ее предоставим в следующих публикациях). И время, и ресурсы следует инвестировать в эти направления. Потому что часто сотрудники заняты «текучкой», не суть важной для общего результата, а глобальные задачи отодвигаются на потом.

Своевременность

Всему свое время, и каждая задача должна иметь свои сроки, промежуточные и крайние. В то же время разделяйте цели, привязанные к жесткому графику, и проекты, сроки которых могут «плавать», исходя из обстоятельств. Своевременность все равно подразумевает некую гибкость, чтобы оперативно среагировать на вновь возникшие обстоятельства.

Внимание к продуктивности

Следует уважать как свое, так и особенно чужое время. В командной работе иной принцип недопустим, когда все работают на достижение единой цели и должны действовать в унисон.

Как внедряется корпоративный тайм-менеджмент – основные стадии

Реализация стратегии начинается, конечно, с руководства. Постепенно управление временем распространяется на весь коллектив, когда механизмы отработаны и проверены. Этапы грамотного внедрения – это:

1. Диагностика и анализ существующих проблем. Диагностика проводится с помощью анкетирования (сначала ТОП-менеджеров, потом самых загруженных сотрудников), интервьюирования и составления хронометража процессов и работы в компании. При необходимости хронометраж берется у отдельных сотрудников – как самых продуктивных, так и наоборот, демонстрирующих худшие результаты.

2. Вводный тренинг и коучинг со специалистом для руководства.

3. Работа с секретариатом – она весьма важна, ведь в результате оптимизации временных ресурсов помощников и секретарей, освобождается и регулируется время топовых менеджеров.

4. На базе сформулированных ТМ-стандартов внедряют планирование времени для линейного персонала.

5. Оценка эффективности – завершающий этап, когда нужно оценить, насколько увеличилась продуктивность деятельности после внедрения тайм-менеджмента. А именно, необходимо ответить на вопросы – задачи выполняются своевременно? Рабочее время используется рационально? Снижаются риски нарушения сроков и связанных с этим финансовых и репутационных потерь?

Хорошо, если тренинги для персонала проводит специалист, однако во многих случаях руководитель вполне в состоянии сам справиться с обучением своего коллектива. Несложно найти подходящие упражнения (вроде «Хронометраж», «Ритмы эффективности», «Расстановка приоритетов», «Длительность минуты» и др.) и отрабатывать их.

Какие системы тайм-менеджмента доказали за долгие годы практики свою эффективность и показали отличные результаты

Наибольшую популярность получили: Getting Things Done (GTD), Система управления временем Бенджамина Франклина, техника Pomodoro, Делать сейчас, матрица Эйзенхауэра. Каждая из них имеет массу последователей и почитателей – и подходит для применения в компаниях и на предприятиях любых форм собственности и направлений деятельности, с большими и малыми коллективами.

Тайм-менеджмент – жесткий контроль?

Нет, тайм-менеджмент вовсе не предполагает тотальный контроль. Определенная часть рабочего времени (до 40 % по разным должностям и специальностям) остается нераспланированной. Это нужно для того, чтобы иметь возможность и время скоординировать действия и откорректировать планы при внезапно изменившихся обстоятельствах.

Инструменты (полезные приложения и программы) для корпоративного тайм-менеджмента:

l электронная записная книжка Google Keep;

Корпоративный тайм-менеджмент и особенности его выстраивания

Сколько времени можно сэкономить, внедрив корпоративный тайм-менеджмент

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента может открыть «второе дыхание» для деятельности компании. Поразительно, сколько времени освобождает грамотное его планирование. К примеру, для руководителя это может быть 3-6 часов в неделю, которые раньше уходили на нерациональные временные траты. Так эффективность управления может повыситься на 15-25 %. То же самое относится и к линейному персоналу, который с внедрением корпоративного тайм-менеджмента, наконец, начинает работать как единый механизм, слаженно и плодотворно.

Заключение

В отношении тайм-менеджмента вывод однозначный – внедрять его не просто желательно, а необходимо, если ваша задача – развивать компанию и способствовать ее прогрессивному росту.