Когда коллектив работает вразнобой, постоянно срывает дедлайны, сотрудники после окончания трудового дня остаются доделывать свою работу – значит, ни о каком грамотном планировании рабочего времени и речи не идет. И это первый сигнал о том, что пора основательно браться за выстраивание корпоративного тайм-менеджмента. Что это, и как всё сделать правильно, рассказываем в сегодняшней статье!
Корпоративный тайм-менеджмент и его польза для компании
Как эффективно и плодотворно тайм-менеджмент работает для личного планирования, так еще большую пользу он приносит предприятиям и компаниям. Корпоративный тайм-менеджмент захватывает линейный персонал и ТОП-менеджеров, особенно в компаниях, где работают десятки и сотни сотрудников. И с этой технологией обязательно нужно подружиться, если ваша цель – поступательное движение компании вперед, а не бег на месте. Как это сделать?
Относитесь к временным ресурсам и затратам так же, как к денежным – контролируйте их, координируйте, анализируйте, оптимизируйте. Компании нужны четкие и конкретные правила управления временем для руководства и сотрудников, и тогда вся работа будет налажена и рационализирована. Личная эффективность каждого сотрудника при этом станет выше, ведь она зависит от того, как выстроены нормы управлением временем на предприятии, что определяет эффективность фирмы в целом.
Тайм-менеджмент – не просто рациональное время, но здоровье, благополучие и снижение стресса для персонала и менеджеров всех уровней
Тайм-менеджмент – это не только про улучшение рабочих показателей. Он напрямую влияет еще и на качество жизни и руководства, и секретариата, и сотрудников. Если эту технологию правильно внедрить, снижается уровень стресса и тревожности, решается проблема выгорания на работе, перегруженности и чрезмерной занятости, не мучает постоянный вопрос выполнения работы в срок.
То есть, управление корпоративным временем самым благоприятным образом сказывается на здоровье и благополучии каждого члена команды. Сколько раз у вас бывало, что несвоевременная сдача заказа или забытое поручение наносили серьезный финансовый урон и сильно били по репутации? Корпоративное управление временем поможет решить эту проблему раз и навсегда, т. к. оно выступает своеобразной страховкой от подобных неурядиц.
Главные «заповеди» корпоративного тайм-менеджмента
Наглядность информации
Зафиксированные (на бумаге, в приложении, заметках) мысли, задачи, намерения, планы позволяют намного проще контролировать все рабочие процессы. Наглядность и обозримость задачи избавляет от неорганизованности. Оптимально, когда информация сохраняется на цифровых носителях – это облегчает и ускоряет ее поиск, плюс не возникает лишних беспокойств, что уволившийся сотрудник заберет блокнот с ценными контактами и планированием на месяц. Многие компании используют исключительно календари типа Outlook, Lotus Notes и их аналоги. Даже приглашения на встречи, планерки, совещания осуществляются через Outlook, не прибегая к помощи телефонов и электронной почты.
Выбрать единое решение для предприятия, всех уровней персонала (как вариант, вышеупомянутый Outlook) и вне его ничего не планировать.
Различные записи в календарях доступны коллегам, которые могут напрямую все видеть, редактировать, назначать встречи. Исключение составляют встречи, планы и задания, помеченные как частные в соответствии с корпоративной политикой и этикой.
Календари ведутся в едином стиле, с едиными стандартами заполнения (можно выбрать даже цветовую разметку, шрифт, вложения, ключевые слова и т. д.). Этот же принцип касается и внутреннего общения – оно тоже стандартизируется. Сотрудники общаются между собой на общепринятом в компании языке (может быть утвержден словарь, со специализированными конструкциями и оборотами, чтобы информация трактовалась однозначно).
Определяются общие принципы планирования дня (резервирование времени, критерии первостепенности встреч и дел, дедлайн, перенос встреч).
Это позволяет оценить реальные временные затраты на то или иное дело, а сотрудники ориентируют на факты и четкие цифры, а не на туманные предположения и желания. Такая методика дает возможность понять, сколько времени тратится отделом и каждым сотрудником на решение самых главных задач и второстепенных, что можно и нужно делегировать, какие работники какие задачи выполняют с наибольшей отдачей.
Если все процессы систематизированы и скоординированы, то результаты не заставят себя ждать. При системном подходе весь коллектив работает слаженно и упорядоченно, что повышает не только эффективность каждого сотрудника, но и отдела, компании в целом.
Не стоит воспринимать план как жесткий регламент, где нельзя нарушить ни единой буквы или потратить лишней секунды. Это всего лишь инструмент увеличения КПД компании, ведь условия деятельности могут резко меняться, и необходимо быстро под них подстраиваться даже с имеющимся планированием.
Нужно ставить измеримые и конкретные цели и задачи (чтобы они были понятны сотрудникам), выполнение которых периодически проверяется – насколько результат соответствует запланированному. Важно, чтобы каждый шаг был направлен на его достижение.
Определите, что имеет первостепенное значение. Отделить срочное от важного и неважного поможет матрица Эйхенхауэра, а оценить работу по истинному приоритету – метод Айви Ли (дайте знать, если вам нужна развернутая информация по этим моментам, и мы ее предоставим в следующих публикациях). И время, и ресурсы следует инвестировать в эти направления. Потому что часто сотрудники заняты «текучкой», не суть важной для общего результата, а глобальные задачи отодвигаются на потом.
Всему свое время, и каждая задача должна иметь свои сроки, промежуточные и крайние. В то же время разделяйте цели, привязанные к жесткому графику, и проекты, сроки которых могут «плавать», исходя из обстоятельств. Своевременность все равно подразумевает некую гибкость, чтобы оперативно среагировать на вновь возникшие обстоятельства.
Следует уважать как свое, так и особенно чужое время. В командной работе иной принцип недопустим, когда все работают на достижение единой цели и должны действовать в унисон.
Реализация стратегии начинается, конечно, с руководства. Постепенно управление временем распространяется на весь коллектив, когда механизмы отработаны и проверены. Этапы грамотного внедрения – это:
1. Диагностика и анализ существующих проблем. Диагностика проводится с помощью анкетирования (сначала ТОП-менеджеров, потом самых загруженных сотрудников), интервьюирования и составления хронометража процессов и работы в компании. При необходимости хронометраж берется у отдельных сотрудников – как самых продуктивных, так и наоборот, демонстрирующих худшие результаты.
2. Вводный тренинг и коучинг со специалистом для руководства.
3. Работа с секретариатом – она весьма важна, ведь в результате оптимизации временных ресурсов помощников и секретарей, освобождается и регулируется время топовых менеджеров.
4. На базе сформулированных ТМ-стандартов внедряют планирование времени для линейного персонала.
5. Оценка эффективности – завершающий этап, когда нужно оценить, насколько увеличилась продуктивность деятельности после внедрения тайм-менеджмента. А именно, необходимо ответить на вопросы – задачи выполняются своевременно? Рабочее время используется рационально? Снижаются риски нарушения сроков и связанных с этим финансовых и репутационных потерь?
Хорошо, если тренинги для персонала проводит специалист, однако во многих случаях руководитель вполне в состоянии сам справиться с обучением своего коллектива. Несложно найти подходящие упражнения (вроде «Хронометраж», «Ритмы эффективности», «Расстановка приоритетов», «Длительность минуты» и др.) и отрабатывать их.
Наибольшую популярность получили: Getting Things Done (GTD), Система управления временем Бенджамина Франклина, техника Pomodoro, Делать сейчас, матрица Эйзенхауэра. Каждая из них имеет массу последователей и почитателей – и подходит для применения в компаниях и на предприятиях любых форм собственности и направлений деятельности, с большими и малыми коллективами.
Нет, тайм-менеджмент вовсе не предполагает тотальный контроль. Определенная часть рабочего времени (до 40 % по разным должностям и специальностям) остается нераспланированной. Это нужно для того, чтобы иметь возможность и время скоординировать действия и откорректировать планы при внезапно изменившихся обстоятельствах.
l электронная записная книжка Google Keep;
Сколько времени можно сэкономить, внедрив корпоративный тайм-менеджмент
Внедрение корпоративного тайм-менеджмента может открыть «второе дыхание» для деятельности компании. Поразительно, сколько времени освобождает грамотное его планирование. К примеру, для руководителя это может быть 3-6 часов в неделю, которые раньше уходили на нерациональные временные траты. Так эффективность управления может повыситься на 15-25 %. То же самое относится и к линейному персоналу, который с внедрением корпоративного тайм-менеджмента, наконец, начинает работать как единый механизм, слаженно и плодотворно.
Заключение
В отношении тайм-менеджмента вывод однозначный – внедрять его не просто желательно, а необходимо, если ваша задача – развивать компанию и способствовать ее прогрессивному росту.
2022-06-03