Деловая переписка – бизнес и служебное общение посредством писем, мессенджеров, сообщений. Каждый руководитель или сотрудник ежедневно использует массу видов переписки, начиная от электронной почты и заканчивая соцсетями, которые прочно вошли в деловой обиход в качестве эффективного средства коммуникации. По тому, как ведется переписка, составляется впечатление о человеке и компании, поэтому следует знать о тонкостях этикета и запретах письменного общения в бизнесе.
Писать письма желательно простым языком, чтобы собеседник сразу понял основную мысль. Эмоции, дружелюбие, точки соприкосновения – все это уместно в деловой переписке. Главное, не переходить этические границы и подать информацию под деловым, официальным «соусом».
Базовые правила деловой переписки:
1. Структурность текста, визуальное оформление – четко разделяйте мысли, обращения в отдельные блоки, обязательно используйте абзацы и списки, поскольку читать сплошной текст сложно и неудобно. Не применяйте витиеватые шрифты, не злоупотребляйте цветом и выделениями.
2. Лаконичность и четкость. «Воде», долгим и цветистым вступлениям не место в деловой переписке. Следует уважать время оппонента, поэтому желательно уместить всю информацию в один «экран».
3. Грамотность. Пунктуация, орфография, логика изложения – правила русского языка в деловой переписке никто не отменял, это банальное уважение по отношению к другой стороне. Если вы сомневаетесь в правильности выставления запятых или написания слов, проверяйте тексты в специализированных сервисах (Текст.ру, Адвего.ком, Главред, например). Там же можно проверить водность, наличие канцеляризмов и штампов.
4. Вежливость, тактичность. Грубое, невежливое письмо не вызывает никакого желания отвечать. Но и псевдо, чрезмерная вежливость также не вызывает большого отклика, так что забудьте выражения «будьте так любезны», «не соблаговолите», «буду премного благодарен» и пр.
5. Нет изобилию канцеляризмов, штампов, бюрократии («Приносим извинения за доставленные беспокойства», «Просьба принять к сведению», «Просим рассмотреть возможность»). Точно также избегаем архаизмов и историзмов – устаревших, не актуальных слов и выражений (ибо, посему, нежели, настоящим сообщаем, на предмет выдачи и т. п.).
6. Эмоции и дружественность – вовсе не табу в деловой переписке. Чрезмерно сухой тон и строгость с бюрократическими терминами производит тягостное впечатление. Однако это не значит, что допускается впадать в панибратство, используя оценочные суждения, прозвища и фамильярность.
7. Правильность изложения должности, регалий, имени собеседника – обязательно перепроверяйте все эти пункты, обращаясь к человеку точно так, как он себя называет. Не сокращайте имя и не используйте его уменьшительные формы с мало- и незнакомыми людьми (не Саша, Alex, но Александр).
8. Обозначение сроков конкретными датами и часами (предложение действительно до 15.03.2022), отчет предоставить до 18.00 текущего дня. Однако следует учитывать, что те же электронные письма не считаются оперативным видом связи, поэтому срочные вопросы лучше обсуждать по телефону.
Рабочий сленг, который неуместен в деловом общении и может раздражать собеседников
«Я вас услышал». Такой ответ может восприниматься, как проявление пренебрежения, ведь данная фраза:
Поэтому «Я вас услышал» лучше заменить на другие выражения – ясно, я учту это, я приму к сведению, понятно и пр.
«Доброго времени суток». Если для молодого поколения подобное обращение в переписке еще можно понять, то к лицам старшего возраста оно вряд ли применимо. Собеседник может увидеть в этом полное безразличие и нежелание выяснить, в каком часовом поясе он находится, и какое время суток на момент общения.
Чрезмерные заимствования из английского и их сокращения – асап (как можно скорее), дейофф – отгул, аттач (приложение к письму), заколлабиться (совместное творение), мэтчиться (совпадать), фиксить (исправлять), челлендж (вызов), перформить – показывать результат и т. д.
Уменьшительно-ласкательные формы мало уместны в деловой переписке, чтобы не уйти в фамильярность (приветики, электронка, вопросик).
«Вам нравится, захочется, подойдет, вы любите, вам это выгодно, у вас точно получится». Получателю письма виднее, что ему хочется и что ему выгодно – не нужно делать за него выводы и умозаключения.
Какие еще ошибки могут встречаться в деловой переписке:
1. Отсутствие темы письма, ее неконкретность (просто «срочно!», «важно!», «доклад», «предложение сотрудничества»). Тема – Отчет за 15.02. Одобрить до 20.02. Тема – Закупка оборудования в цех.
2. Несоответствие темы содержанию.
3. Одно письмо – несколько тем. Следует соблюдать правило «одно обращение – одна тема».
4. Явные манипуляции – «Если вы хотите добиться успеха, заработать, заключите с нами контракт, закажите наш продукт» и пр. Популярное выражение «Заранее спасибо» также является манипулятивным, поскольку обязывает оппонента согласиться на ваше предложение. Это проявление неуважения к желаниям человека. Его использование – моветон в деловой переписке!
5. КАПС ЛОК – воспринимается в переписке как крик, агрессия. В целом писать и отправлять письма и деловые сообщения в сильных эмоциях и особенно в гневе нельзя.
Как оформляется деловое сообщение
1. Обращение (приветствие, представление автора). Если переписка идет на протяжении дня, то достаточно одного приветствия в самом первом письме.
2. Суть обращения, проблемы, вопрос, задачи.
3. Нюансы и дополнительные пункты (ТЗ, статистика, аргументация). Вспомогательные материалы прикрепляются сразу к письму, или указывается ссылка на документ.
4. Призыв к действию, если таковой уместен.
5. Прощание, контакты (можно указать больше каналов связи, включая Телеграмм, WhatsApp и др.).
Всегда помните, что любая переписка может стать достоянием общественности. Корректность, четкость изложения, краткость, грамотность – пункты, на которых «строится» деловое общение. Причем неважно, по электронной почте или в мессенджерах.
Заказать звонок